Quando il foglio Excel basta ancora
Il gestionale più diffuso in Italia è un foglio di calcolo, e spesso è la scelta giusta. I segnali che non lo è più.
Il software gestionale più usato dalle piccole imprese italiane non si chiama SAP e non costa un canone: è un foglio di calcolo, aperto da anni, con le colonne colorate secondo un criterio che conosce solo chi l'ha fatto. Chi vende software lo racconta come un problema. Nella maggior parte dei casi non lo è.
Un foglio ha tre pregi che nessun gestionale ha: lo modifichi mentre lo usi, non devi chiedere il permesso a nessuno, e la persona che lo ha costruito lo capisce. Se il processo cambia ogni due mesi, se le righe sono qualche centinaio, se a metterci le mani è una persona sola, il foglio non è un ripiego. È lo strumento giusto, e sostituirlo con un'applicazione significa pagare per rendere più rigido qualcosa che funziona proprio perché è flessibile.
I segnali che non basta più
Non è il numero di righe a decidere. Sono queste cose, e di solito arrivano insieme.
Due persone si mandano versioni. «definitivo_2_ok.xlsx» allegato a un'email è il momento in cui il foglio ha smesso di essere una fonte di verità ed è diventato una fotografia. Da lì in poi qualcuno lavora su dati vecchi, e non si sa chi.
Nessuno tocca più le formule. Se una colonna calcola qualcosa che nessuno sa più spiegare, e si evita di modificarla per paura di rompere il resto, il foglio è diventato un programma senza test e senza autore.
Gli stessi dati si ricopiano altrove. Il cliente esiste nel foglio, nel gestionale della fatturazione e nella casella di posta. Ogni copia è un'occasione perché le tre versioni non coincidano più, e a scoprirlo è quasi sempre il cliente.
Ci sono domande a cui non si risponde. «Quanti preventivi abbiamo mandato a marzo e quanti ne abbiamo chiusi?» Se per rispondere bisogna aprire tre file e sommare a mano, il dato c'è ma non è utilizzabile — che è come non averlo.
Un errore è già costato. Una spedizione doppia, un articolo venduto e non disponibile, uno sconto applicato a chi non ne aveva diritto. Un errore isolato è un errore. Lo stesso errore tre volte è un problema di strumento.
Cosa fare prima di comprare un gestionale
Il passaggio non deve essere per forza da Excel a un sistema completo. Nel mezzo c'è quasi sempre la soluzione più economica: lasciare il foglio dov'è e costruire solo il pezzo che manca.
Se il problema è che in due ci lavorano insieme, serve un posto unico dove stanno i dati e un modulo per inserirli — non ventisei schermate. Se il problema è che i dati vanno ricopiati nel gestionale, serve un collegamento fra i due, non la sostituzione di entrambi. Se il problema è una domanda a cui non si risponde, a volte basta un rapporto che si aggiorna da solo.
Ho visto aziende comprare un sistema da decine di migliaia di euro per risolvere un problema che riguardava una tabella e due persone, e ritrovarsi con lo stesso lavoro di prima più un canone. E ho visto la stessa cifra spesa bene, dove il foglio bloccava davvero quattro persone ogni giorno.
Il conto che conviene fare
Prima di cambiare, misura una cosa sola: quante ore alla settimana quel foglio costa a chi lo usa — ricopiature, controlli, correzioni, riunioni per capire quale versione vale. Moltiplica per il costo orario reale. Se il numero è piccolo, il foglio va benissimo e chi ti dice il contrario ti sta vendendo qualcosa. Se è grande, hai anche il budget: è già nel conto economico, solo sotto un'altra voce.